Règlement du village exposants

Version en vigueur au 5 août 2026. Le présent règlement s’applique à toute inscription au village exposants du THP summer 2027. La validation de la demande d’inscription en ligne (plateforme njuko ou tout autre canal indiqué par l’organisateur) emporte acceptation pleine, entière et sans réserve du présent règlement, qui a valeur de conditions générales de vente entre professionnels.

Article 1 — Objet

Le présent règlement a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’exposant participe au village exposants organisé à l’occasion du THP summer 2027, qui se tiendra du 5 au 9 mai 2027, le village exposants étant installé au cœur de ville de Forcalquier (04300) et ses abords immédiats. La fiche d’inscription (ou le parcours d’inscription en ligne) et le présent règlement forment un tout contractuel indissociable, qui remplace tout accord écrit ou verbal antérieur entre les parties.

Article 2 — Organisateur

Le village exposants est organisé par TRAIL HP EVENT, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Manosque sous le numéro 909 289 183, dont le siège social est situé 8, avenue Eugène Bernard, 04300 Forcalquier (ci-après « l’organisateur »). Contact : vincent@trailhpevent.com.

Article 3 — Admission et inscription

La demande de participation doit être complétée et validée par une personne dûment habilitée à représenter la société exposante. Elle est accompagnée du règlement des sommes dues selon les modalités indiquées lors de l’inscription. Le numéro SIRET et, le cas échéant, le numéro de TVA intracommunautaire ou d’assujettissement aux taxes du pays de résidence, sont obligatoires.

L’organisateur se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute demande de participation, sans avoir à motiver sa décision, notamment au regard de la nature des produits ou services proposés, de leur compatibilité avec l’image et les valeurs de l’événement, des engagements pris envers ses partenaires officiels, ou de la capacité d’accueil du site. Le refus d’admission ne donne droit à aucune indemnité ; les sommes versées sont alors intégralement remboursées.

Article 4 — Caractère ferme de l’inscription et désistement

La validation de la demande de participation constitue un engagement ferme. À réception de la confirmation d’admission par l’organisateur, l’inscription devient définitive et irrévocable.

Tout désistement doit être notifié à l’organisateur par écrit (email avec accusé de réception ou lettre recommandée). En cas de désistement notifié plus de 30 jours avant le premier jour de l’événement, les sommes versées restent acquises à l’organisateur à hauteur de 50 % du montant total de la participation. En cas de désistement notifié 30 jours ou moins avant le premier jour de l’événement, la totalité du montant de la participation est due, facturée et non remboursable.

Article 5 — Conditions financières

En contrepartie des droits et prestations consentis au titre du présent règlement, l’exposant s’engage à verser à TRAIL HP EVENT la somme mentionnée lors de l’inscription, majorée le cas échéant de la TVA au taux en vigueur à la date du paiement. Le règlement s’effectue selon les modalités indiquées lors de l’inscription (paiement en ligne, virement à l’ordre de TRAIL HP EVENT ou chèque).

L’accès au site et l’occupation de l’emplacement sont subordonnés au paiement intégral des sommes dues. Toute somme impayée à l’échéance porte intérêt au taux légal et donne lieu à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue par les articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce (40 €). Les sommes dues, facturées ou payées restent acquises en cas de non-présentation de l’exposant.

Article 6 — Attribution des emplacements

L’organisateur établit le plan du village exposants en tenant compte, dans la mesure du possible, des souhaits exprimés par l’exposant, sous réserve des accords conclus avec les partenaires et autres exposants et des contraintes du site. Le plan général et l’emplacement attribué sont communiqués à l’exposant avant l’événement ; toute observation doit être formulée par écrit dans les 72 heures suivant cette communication. L’attribution des emplacements relève de la seule décision de l’organisateur, qui peut la modifier à tout moment pour des raisons techniques, de sécurité ou d’organisation, sans que cette modification ouvre droit à indemnité.

Article 7 — Dates et horaires d’ouverture

Le village exposants du THP summer 2027 est ouvert aux coureurs et au public du mercredi 5 au dimanche 9 mai 2027. Les horaires précis d’ouverture, communiqués par l’organisateur dans le guide exposant avant l’événement, font partie intégrante du présent règlement. L’exposant s’engage à occuper son emplacement et à l’animer en permanence pendant la totalité des heures d’ouverture du village, et à ne pas démonter avant l’horaire de clôture, sauf accord écrit préalable de l’organisateur.

Article 8 — Installation et démontage

Les créneaux d’installation et de démontage sont précisés dans le guide exposant. L’installation doit être achevée avant l’ouverture du village au public. Le démontage s’effectue après la clôture, dans le créneau communiqué par l’organisateur. Aucun matériel ne peut être laissé sur place en dehors des créneaux prévus sans accord écrit de l’organisateur.

Article 9 — Tenue de l’emplacement

L’exposant ne peut céder, sous-louer ou partager tout ou partie de son emplacement. Il ne peut présenter sur son emplacement que les produits, marques ou services énumérés dans sa demande d’admission et acceptés par l’organisateur. Toute demande de modification doit être préalablement acceptée par écrit.

L’engagement de l’exposant implique pendant la totalité de l’ouverture du village :

• une tenue et une présentation de l’emplacement irréprochables ;
• le respect de la délimitation de l’espace attribué et des circulations ;
• l’occupation en permanence de l’emplacement par au moins une personne accréditée ;
• l’interdiction de distribuer documents, échantillons ou objets promotionnels en dehors de l’emplacement ;
• l’interdiction de toute publicité, sous quelque forme que ce soit, pour des produits, services ou marques autres que ceux acceptés lors de l’admission ;
• l’interdiction de toute démarche commerciale agressive ou contraire à l’esprit de l’événement ;
• le respect de la tranquillité des autres exposants (sonorisation soumise à accord préalable).

L’organisateur ne dispose pas de locaux permettant de recevoir ou stocker les emballages vides : l’exposant les emporte et évacue ses déchets. L’emplacement est restitué dans l’état où il a été livré. Toute détérioration causée par les installations, marchandises ou personnel de l’exposant, au bâtiment ou au matériel mis à disposition, est facturée à l’exposant. Une caution peut être demandée à la remise de l’emplacement ; son montant, le cas échéant, est précisé lors de l’inscription et elle est restituée après état des lieux contradictoire.

Article 10 — Partenaires officiels et exclusivités

L’organisateur a conclu avec ses partenaires officiels des accords pouvant comporter des exclusivités sectorielles. L’admission d’un exposant peut être refusée ou assortie de restrictions pour préserver ces exclusivités. L’exposant s’interdit toute communication laissant entendre une qualité de partenaire, fournisseur officiel ou sponsor de l’événement qui ne résulterait pas d’un contrat distinct conclu avec l’organisateur.

Article 11 — Sécurité, conformité et règlement du site

L’exposant certifie que les produits ou services présentés sont conformes aux normes de sécurité imposées par la réglementation en vigueur et assume l’entière responsabilité des éventuelles défectuosités desdits produits ou services, sans que la responsabilité de l’organisateur puisse être recherchée. L’exposant est tenu de présenter sur demande tous documents ou certificats nécessaires.

Le village étant installé dans un établissement recevant du public et sur le domaine public communal, l’exposant s’engage à respecter le règlement intérieur du bâtiment, les consignes de la commune et des services de sécurité, ainsi que les mesures imposées par les pouvoirs publics ou par l’organisateur (capacité, circulations, issues de secours, installations électriques, interdiction de flamme nue et d’appareils de cuisson non autorisés).

Article 12 — Urgence et secours

En cas d’urgence, l’exposant s’engage à libérer immédiatement les accès et à suivre les instructions de l’organisation et des services de secours, afin de laisser passer les véhicules et personnels d’intervention.

Article 13 — Assurances

TRAIL HP EVENT a souscrit, en sa qualité d’organisateur, un contrat d’assurance responsabilité civile couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité dans le cadre de la manifestation, pour les dommages corporels, matériels et immatériels imputables à l’organisation. L’organisateur décline toute responsabilité excédentaire aux montants garantis dans sa police d’assurance responsabilité civile.

L’organisateur n’est pas responsable des biens de l’exposant : il appartient à l’exposant de s’assurer personnellement contre le vol, la perte et les dommages à ses matériels, marchandises et aménagements, y compris pendant les phases d’installation et de démontage. L’exposant doit justifier, au plus tard à la remise de l’emplacement, d’une police d’assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité couvrant sa participation ; une attestation mentionnant les garanties, leurs limites et la période de validité est jointe à l’inscription.

L’exposant et ses assureurs renoncent à tout recours, y compris appel en garantie, contre TRAIL HP EVENT et ses assureurs : pour tous dommages matériels causés à un tiers et résultant d’incendie, de dégâts électriques, d’explosions, de dégâts des eaux ou de vol, sauf faute prouvée de l’organisateur ; et pour tous dommages immatériels consécutifs ou non à un dommage matériel, sauf si la responsabilité de l’organisateur est établie et quelle qu’en soit la cause.

Article 14 — Annulation ou modification de l’événement, force majeure

Si l’organisateur se trouve contraint d’annuler, d’écourter, de reporter ou de modifier tout ou partie de l’événement ou du village exposants, notamment en cas de force majeure, de conditions météorologiques dangereuses, de décision administrative ou préfectorale, de raison sanitaire ou de sécurité, ou de tout événement indépendant de sa volonté, il en informe l’exposant au plus vite. Dans ce cas, l’organisateur rembourse à l’exposant les sommes versées, déduction faite de la quote-part des frais déjà engagés pour l’organisation, sans que l’exposant puisse prétendre à une quelconque autre indemnité, de quelque nature que ce soit (perte d’exploitation, frais de déplacement, d’hébergement ou de personnel notamment). La tenue de l’événement sur un format réduit ou un site modifié ne constitue pas une annulation.

Article 15 — Marques et propriété intellectuelle

Les marques THP®, Trail de Haute Provence®, THP summer®, THP winter®, THP running®, THP academy® et THP live® sont des marques protégées, déposées auprès de l’INPI dans les classes 18, 25, 28 et 41, dont TRAIL HP EVENT détient l’exploitation exclusive. Attentifs à la défense de ces marques et en application des articles L.713-1 à L.713-3 du Code de la propriété intellectuelle, il est demandé à l’exposant de ne jamais utiliser, sans notre accord écrit préalable, une marque identique ou similaire à l’une de ces marques pour désigner des produits ou services identiques ou similaires.

Seule est autorisée, pendant la durée de l’événement et pour annoncer sa présence, la mention « exposant du village du THP summer 2027 », avec le visuel éventuellement fourni par l’organisateur. Cette autorisation est limitée, gratuite, non exclusive et non cessible ; elle prend fin de plein droit au terme de l’événement. La participation au village ne confère à l’exposant aucun droit sur l’image, le nom ou les visuels de l’épreuve, ni aucun droit de visibilité média, sauf contrat distinct.

Article 16 — Communication, promotion et prises de vues

Les actions promotionnelles de l’exposant (distribution, animations, jeux, affichage) sont limitées à son emplacement. L’organisation se réserve le droit d’utiliser toute surface hors emplacements pour la promotion de l’événement, du territoire et de ses partenaires.

L’exposant autorise expressément l’organisateur, à titre gracieux et sans limitation de durée : à réaliser des photographies et des films représentant son emplacement, ses produits et les membres de son équipe présents, et à les utiliser sur tous supports, notamment publicitaires, en France comme à l’étranger ; et à citer et reproduire sa marque ou dénomination sociale comme référence commerciale pour les besoins de la communication de l’événement. L’exposant déclare détenir les droits de propriété et d’exploitation des marques, visuels et produits qu’il présente, et garantit l’organisateur contre tout recours de tiers à ce titre.

Article 17 — Données personnelles

Les données recueillies dans le cadre de l’inscription sont utilisées par TRAIL HP EVENT pour la gestion administrative et commerciale du village exposants et, sauf opposition, pour informer l’exposant des prochaines éditions. Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de leurs données en écrivant à vincent@trailhpevent.com. L’exposant s’engage symétriquement à un traitement conforme au RGPD des données qu’il pourrait collecter sur le village.

Article 18 — Responsabilité

L’organisateur ne répond pas des dommages que les exposants pourraient occasionner à des tiers, ni des préjudices subis par l’exposant pour quelque cause que ce soit, notamment retard, endommagement, vol ou destruction de matériel, trouble de jouissance ou sinistre quelconque. Si, pour une raison qui ne serait pas imputable à l’organisateur, la participation de l’exposant ne pouvait se tenir, la responsabilité de l’organisateur serait en tout état de cause limitée au remboursement des sommes effectivement versées par l’exposant, déduction faite des frais engagés.

Article 19 — Manquements et exclusion

En cas de manquement de l’exposant au présent règlement, aux consignes de sécurité ou aux lois et règlements en vigueur, l’organisateur peut, après mise en demeure verbale ou écrite restée sans effet immédiat, faire fermer l’emplacement et exclure l’exposant du village, sans remboursement ni indemnité, et sans préjudice de tous dommages et intérêts. Le non-respect du présent règlement lors d’une édition peut justifier le refus d’admission aux éditions suivantes.

Article 20 — Confidentialité

Les documents, informations et données échangés entre les parties dans le cadre du présent contrat sont considérés comme strictement confidentiels et ne peuvent être divulgués à quiconque sans l’accord des deux parties, à l’exception des obligations légales. TRAIL HP EVENT veillera à ce que toute personne ou entité juridique la représentant respecte scrupuleusement cette disposition.

Article 21 — Droit applicable et compétence

Le présent règlement est régi par le droit français. Toute difficulté concernant sa validité, son interprétation ou son exécution sera résolue en priorité par une solution amiable et transactionnelle entre l’exposant et TRAIL HP EVENT. À défaut, le litige sera porté devant le tribunal de commerce de Manosque, seul compétent, y compris en cas de référé, d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.

Article 22 — Acceptation

La validation de l’inscription en ligne vaut signature et acceptation pleine et entière du présent règlement par l’exposant. L’organisateur peut faire évoluer le présent règlement ; la version applicable est celle en vigueur à la date de l’inscription, consultable à tout moment sur cette page.

TRAIL HP EVENT — SAS au capital de 1 000 € — RCS Manosque 909 289 183 — 8, avenue Eugène Bernard, 04300 Forcalquier — vincent@trailhpevent.com